E-Commerce

7. E-Commerce-Konferenz präsentiert Praxisberichte: „Zeit des Abwartens bei der elektronischen Beschaffung zwischen Klinik und Hersteller ist vorbei“

25.02.2005 - 16/05

Köln/Berlin. Elektronische Beschaffungsprozesse zwischen Kliniken, Herstellern und Lieferanten, das so genannte E-Procurement, bieten durch die Prozessoptimierung Einsparpotentiale für alle Seiten. Voraussetzung für den Durchbruch ist aber, dass die vorhandene Zurückhaltung auf Klinik- und Lieferantenseite aufgegeben wird. „Die Zeit des Abwartens ist vorbei“, so die einhellige Meinung der Experten von Kliniken, Industrie und Dienstleistern auf der 7. E-Commerce-Konferenz von MedInform am 24. Februar 2005 in Köln vor über 190 Teilnehmern. MedInform ist der Informations- und Seminarservice des BVMed.



Wichtig sei eine partnerschaftliche Herangehensweise an das E-Procurement-Thema: Kooperation statt Konfrontation müsse das Motto sein. „Wir müssen durch Erfolge überzeugen, nicht durch Druck“, so Adelheid Jakobs-Schäfer vom HELIOS-Konzern. BVMed-Vorstandsmit¬glied Andreas Joehle, Geschäftsführer von Coloplast, sprach von der Chance der „Intensivierung der Kundenbeziehung durch Vernetzung der Prozesse auf Kunden- und Lieferantenseite“. Moderator und BVMed-Geschäftsführer Joachim M. Schmitt sagte, dass man „umgehend funktionierende Datenschnittstellen zwischen den E-Procurement-Anbietern“ benötige. Zudem sollte ein Runder Tisch mit Kliniken, Dienstleistern und Herstellern einberufen werden, um die Einführung zu beschleunigen.

Die präsentierten Praxisberichte aus den Kliniken zeigten auf, dass die technischen Lösungen ausgereift sind und erhebliche Potentiale zur Prozessoptimierung bieten. Die Rede war beispielsweise von 2 Euro Kosten für einen elektronischen Rechnungsvorgang. Der manuelle Vorgang kostet dagegen 16 Euro, so Oliver Kranz von der Sana-Gruppe. Um vorhandene Optimierungspotenziale voll ausschöpfen zu können, müssten Kliniken und Lieferanten allerdings ihre Materialwirtschaften eng miteinander verknüpfen. Dabei gehe es nicht nur um den elektronischen Bestellvorgang, sondern um die Automatisierung des gesamten Geschäftsprozesses bis hin zum elektronischen Lieferschein und der elektronischen Rechnung, so die Experten der 7. E-Commerce-Konferenz von MedInform.

In seinem Einführungsreferat gab Manfred Beeres, Kommunikationsleiter beim BVMed, einen optimistischen Ausblick: E-Procurement zwischen Krankenhäusern und Herstellern stehe kurz vor dem Durchbruch. Die technischen Lösungen seien ausgereift. Es blieben die Herausforderungen der Standardisierung und der Überzeugungsarbeit. „Die E-Procurement-Lösungen werden die Prozesse durch die Beseitigung von Medienbrüchen optimieren. Sie führen zu einer besseren Datenqualität und zu einer Vermeidung fehlerhafter Bestellungen. Dadurch ergibt sich eine erhebliche Zeit- und damit Kostenersparnis“, so Beeres. E-Procurement müsse dabei den Gesamtprozess umfassen: Bestellung, Empfangsbestätigung und Lieferschein bis hin zur elektronischen Rechnung.

Einen Blick über die Landesgrenze präsentierte Fritz Schiesser, Leiter Logistik und Einkauf der größten schweizerischen Privatklinikgruppe Hirslanden (Zürich). Zur Gruppe gehören zwölf Kliniken mit 1.100 Betten und 4.200 Mitarbeitern. Das Einkaufsvolumen mit 650 Lieferanten beträgt 125 Millionen Schweizer Franken. Priorität der E-Procurement-Lösung war die Anbindung der rund 50 A-Lieferanten der Klinikgruppe, mit denen 85 Prozent des Einkaufsvolumens getätigt wird. Ziel der seit 2003 mit dem Dienstleister GHX realisierten Lösung ist die „Steigerung des Gesamtnutzens durch Prozessoptimierung, unter anderem durch Reduktion der Beschaffungskosten“, so Schiesser. Veränderungsbarrieren liegen dabei auf der emotionalen Ebene (Mitarbeiter einbinden), der rationalen Ebene (Risikobereitschaft, Investitionen und personelle Ressourcen) und der politischen Ebene (Bereitschaft zur Aufgabe der Logistik-Autonomie auf Klinikebene und Kooperationsbereitschaft der Kliniken in der Strategieumsetzung). Zum Potential von E-Procurement gehöre für die Hirslanden-Gruppe vor allem die Reduktion von Prozesskosten mit Sedico, einem Handscannersystem zum Lesen von Barcodes. Die Bestellbearbeitung und der Abklärungs- und Suchaufwand kann auf ein Minimum reduziert werden. Schiesser: „Hier liegt die Gewinnsituation für beide Seiten.“ Derzeit laufe die Realisierung der elektronischen Rechnungsabwicklung.

Oliver Kranz, Bereichsleiter Zentraler Einkauf bei der Sana Kliniken Gesellschaft (München), präsentierte die Einführung der E-Procurement-Lösung von medicforma.com im Sana Kliniken-Einkaufsverbund seit Ende 2003. Derzeit seien 19 Einrichtungen an die elektronische Lösung angeschlossen. Insgesamt laufen über das System rund 15.000 Bestellungen mit über 40.000 Positionen. Sana-Lieferanten sind nach Auskunft von Kranz künftig verpflichtet, elektronische Rechnungen entweder über eine integrierte Schnittstelle zu liefern oder über ein Web-Frontend manuell einzupflegen. Die alte Artikelstamm-Datenbank soll bis Ende 2005 abgeschaltet werden. Kranz: „Bis dahin müssen Hersteller und Lieferanten an die Plattform angeschlossen sein.“ Derzeit würden elf Lieferanten elektronische Rechnungen über ihre integrierte Schnittstelle realisieren. Die Kosten pro Rechnung lassen sich dadurch erheblich reduzieren: von manuell 16 Euro auf elektronisch 2 Euro. Fazit von Kranz: Die Zeit sei reif für E-Procurement-Lösungen. Alle Beteiligten sollten ihre Zurückhaltung und die Verzögerungstaktik aufgeben. Durch den erheblich geringeren Aufwand für die Katalogpflege würden auch die Hersteller Kosten einsparen.

Eine „Doppelstrategie“ stellte Frank Reichenbach vor, Abteilungsleiter Materialwirtschaft des Universitätsklinikums Freiburg. Seit der Teilnahme an dem CCG-Projekt habe man EDI-Direktanbindungen über ein eigenes Konvertersystem auf der Basis des EANCOM-Standards. Hinzu komme eine strategische Partnerschaft seit 2003 mit PLC, das letztes Jahr mit GHX fusionierte. Ziel sei es, das erste Universitätsklinikum mit einem komplett papierlosen Belegfluss von der Station bis zum Lieferanten zu sein. Derzeit würden von jährlich 77.000 Bestellungen rund 20 Prozent über EDI abgewickelt. Die Bestellungen gehen papierlos in das Warenwirtschaftssystem der Lieferanten. Die Umsetzung der elektronischen Rechnung ist noch im ersten Quartal 2005 geplant. Fazit von Reichenbach: „Der Nutzen und Erfolg von E-Commerce liegt nicht alleine in einem Werkzeug wie EDI oder EANCOM-Standard, sondern in einem strategisch durchdachten Konzept. Wichtig hierbei ist, dass alle Prozessbeteiligten Ihre Aufgaben intern lösen und an der gemeinsamen Schnittstelle in einem standardisierten Prozess weiterführen und konsequent umsetzen.“

Heribert Schlaus, Prokurist der Einkaufsgemeinschaft Kommunaler Krankenhäuser (EKK), präsentierte die Einführung der E-Commerce-Lösung von Medical Columbus (MC) in den Krankenhäusern der EKK seit Anfang 2003. Ausschlaggebend für die Entscheidung für MC sei deren Artikeldatenbank gewesen. Voraussetzungen sind zum einen die absolute Transparenz („jedes Haus kann alles sehen“) sowie die Bereinigung der eigenen materialwirtschaftlichen Stammdaten und Abstimmung dieser Daten mit der Industrie (Mapping). Derzeit seien 30 EKK-Mitgliedshäuser komplett angeschlossen. Über die MC-Plattform laufen monatlich rund 19.000 Bestellungen mit einem Volumen von rund 18 Millionen Euro. Die bisherigen Erfahrungen seien positiv: vom deutlichen Informationsgewinn bis hin zum signifikanten Nutzen für den strategischen Einkauf.

Die Gründe der insgesamt zögerlichen Einführung von E-Procurement seien vielfältig. Sie liegen z. B. in der unzureichenden Aufklärung der Krankenhäuser über den Nutzen einer E–Commerce Lösung oder in der mangelnden Bereitschaft, Prozesse zu verändern. Weil die kritische Masse auf Krankenhausseite noch nicht gegeben sei, wäre auch die Industrie zögerlich bei den erforderlichen IT-Investitionen. Fazit von Schlaus: „Wenn Industrie und Krankenhäuser nicht gemeinsam versuchen, diese Defizite trotz bestehender Lösungen abzubauen, wird auch in absehbarer Zeit der E-Commerce Markt nur langsam wachsen.“ Sein Appell an Hersteller und Lieferanten: „Wer uns hilft, die Prozesse zu optimieren, mit dem können wir auch über andere Themen reden.“

Das Berliner Projekt „E-Procurement für Krankenhäuser“ stellte Dr. Stefan Drauschke, Vorstand der GÖK Consulting AG, vor. An dem Forschungsvorhaben waren u. a. die Charite und das Unfallklinikum Berlin beteiligt. Im Rahmen des Projekts wurde ein „Pflichtenheft“ für eine kooperative elektronische Plattform erarbeitet, das ein Werkzeug für einen Einkauf darstellt, der bereits strategisch arbeitet. Dabei standen zwei Aspekte im Vordergrund: ein Anforderungssystem für die elektronische Bestellabwicklung sowie „Collaborative Sourcing“, also die Bündelung von Kliniken mit verschiedenen E-Procurement-Lösungen. Ziel sei es, dass Einkäufer, die bislang 20 Prozent strategisch und 80 Prozent operativ gearbeitet haben, künftig die Hälfte der Zeit für den strategischen Einkauf investieren können. Das Projekt habe gezeigt, dass eine Einkaufskostenreduzierung von bis 30 Prozent möglich sei und die Abwicklungsprozesse um bis 35 Prozent verkürzt werden könnten.

Adelheid Jakobs-Schäfer, Leiterin Konzerneinkauf der HELIOS Kliniken, nahm eine kritische Bestandsaufnahme vor. Der HELIOS-Konzern führt sein E-Procurement-Pilotprojekt im Klinikum Erfurt mit dem Dienstleister GHX durch. Angepeilt ist eine höhere Versorgungsqualität bei gleichzeitigen Zeit- und Kosteneinsparungen. Rund 32.000 Bestellungen pro Jahr werden in Erfurt allein für die Kliniken abgewickelt. Rund 15.000 Bestellungen sollen bis Juni 2005 über die elektronische Beschaffung mit rund 30 integrierten Lieferanten laufen. „Wenn in Zukunft die Bearbeitungszeit pro Rechnung um nur fünf Minuten verkürzt werden kann, beläuft sich die Zeitersparnis auf 200 Arbeitstage pro Jahr“, so Jakobs-Schäfer. Basis des Erfolges seien Standardisierung und Lieferantenkonzentration. Bei E-Procurement gehe es aber nicht nur um den elektronischen Bestellvorgang, sondern um die Automatisierung des gesamten Geschäftsprozesses bis hin zum elektronischen Lieferschein und der elektronischen Rechnung. Die Herausforderung liege dabei in der Kooperation: „Es gibt kaum ein Projekt, bei dem der Erfolg so entscheidend von den systematischen und gleichzeitigen Aktivitäten der verschiedenen Akteure abhängig ist.“ Mögliche Hemmnisse seien die Scheu vor Investitionen und Kosten (Helios hat z. B. einen Projektmanager eingestellt), die Uneinigkeit der Plattform-Anbieter, der Missbrauch des Themas zur Preissenkung, aber auch die mäßige Bereitschaft zur ,,tiefen Integration“, denn diese sei mit viel Arbeit verbunden. Um E-Procurement zu etablieren, müsse man Handeln und die erzielten Erfolge dann auch den „Abwartenden“ zugänglich machen.

Erfolgsfaktoren für E-Procurement aus Unternehmenssicht stellte Andreas Joehle vor, Geschäftsführer der Coloplast GmbH und Mitglied des BVMed-Vorstands. Die Blockadehaltung trotz Schnittstellen und funktionierender Systeme müsse durchbrochen werden. Es gehe um die Intensivierung der Kundenbeziehung durch Vernetzung der Prozesse auf Kunden- und Lieferantenseite. Der Aufwand bei der Installation sei dabei überschaubar, „denn es sind Hausaufgaben, die so oder so zu erledigen sind, z. B. ein zentraler Artikelkatalog“. Joehles Appell: „Wir müssen die Schnittstellen zwischen den vorhandenen Anbietern realisieren und endlich die kritische Masse bekommen, dann hat es für alle Seiten Vorteile.“ Derzeit fehle es vor allem an einem besseren Eigenmarketing mit konkreteren Aussagen der Dienstleister. Man brauche mehr Transparenz von Seiten der Dienstleister in Bezug auf den Nutzen von E-Procurement. Weitere Anforderungen an die EP-Dienstleister: die Roaming-Schnittstellen müssten funktionieren ohne bzw. mit erheblich geringeren Mehrkosten. Und es müsse eine aktivere Zusammenarbeit bei der Gestaltung von neuen Serviceleistungen geben - immer im Sinne der Prozessoptimierung.

Zum Schluss der 7. E-Commerce-Konferenz boten die drei verbliebenen E-Procurement-Platt¬formen eine Übersicht zu den neuesten Entwicklungen - inklusive der Umsetzung der gemeinsamen Daten¬schnittstellen zwischen den E-Procure¬ment-Dienst¬leistern sowie dem Zusammenschluss von GHX und PLC zur GHX Europe.

Olaf Lodbrok, Geschäftsführer von medicforma.com, betonte, dass bereits Schnittstellen für 85 Prozent aller Krankenhäuser entwickelt seien. Zu den Kunden von medicforma.com zählen 320 Kliniken mit 94.000 Betten. Davon seien 100 Kliniken mit 41.000 Betten angeschlossen. Derzeit würden zwischen vier und acht weitere Kliniken pro Monat angeschlossen werden. Die monatlichen Bestellungen bezifferte Lodbrok auf 40.000 mit einem Bestellwert von 35 Millionen Euro. 80 Hersteller und Lieferanten seien angeschlossen. 15 weitere Hersteller seien derzeit in der Implementierungs- oder Pilotphase. Monatlich laufen 2.100 Rechnungen mit 13.500 Positionen über das Medicforma-System. 40 Lieferanten könnten elektronische Rechnungen versenden. Fazit: „E-Procurement ist auf der technischen Ebene ausgereift. Unser Problem ist: Wir haben nicht genügend Vollversorgungshäuser.“ medicforma.com sei dennoch sehr zufrieden mit dem bisherigen Verlauf. Man stehe kurz vor dem Break-Even.

Norbert Kruchen, Geschäftsführer von Global Healthcare Exchange Europe (GHX) betonte die deutlich verbesserte Zusammenarbeit mit Medical Columbus. Zu den GHX-Kunden zählen 140 bestellende Krankenhäuser, die rund 400 Krankenhäuser versorgen, mit rund 130.000 Betten. Neu sei der Vertrag mit dem LBK Hamburg. Zur Zeit würden 46 bestellende Krankenhauskunden der medicforma.com über die Transaktionsplattform der GHX Europe GmbH kommunizieren. Das seien 14 Prozent aller medicforma.com-Krankenhauskunden. Zwei medicforma.com-Lieferanten erhalten elektronische Bestellungen von GHX-Krankenhäusern über die Transaktionsplattform der GHX Europe GmbH. Derzeit kommunizieren 14 GHX-Lieferanten und Hersteller über das Roamingabkommen mit Krankenhauskunden der medicforma.com. Die GHX-Ziele seien die Konzentration der Unternehmensaktivitäten auf den deutschen Gesundheitsmarkt, das Erreichen des Break-Even im Oktober 2005 sowie die Weiterentwicklung des Artikelkatalogs nach neuestem GPI-Standard für Einkaufsgemeinschaften.

Klaus Michael Horn, Vorstand der Medical Columbus, sprach von 72 Kliniken mit 29.000 Betten als Kunden. Weitere 28 Kliniken mit 14.000 Betten würden demnächst angeschlossen. Man habe 105 Industriekunden mit Transaktionsvereinbarungen und 52 elektronisch realisierte Verknüpfungen. Das monatliche Volumen liege bei 26.000 Bestellungen mit 67.000 Bestellpositionen und einem Gesamtwert von 21 Millionen Euro. Realisiert werde derzeit nur die elektronische Übermittlung von Bestellungen. Elektronische Lieferscheine und Rechnungen würden aber in Kürze umgesetzt. Eine Testphase laufe bereits mit drei Herstellern. Mit GHX werde es wohl im März 2005 eine „konstruktive und tragfähige Lösung“ geben. Das Verhältnis der beiden Dienstleister habe sich „dramatisch verbessert“.


Hinweis an die Medien: Digitale Bilder zur Veranstaltung können im Internet unter www.bvmed.de (Bilder - Veranstaltungen) abgerufen werden. 300-dpi-Bilder können bei der BVMed-Pressestelle (Mail an beeres@bvmed.de) angefordert werden.


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